Анна Подлесная, ведущий контент-администратор сети семейных пиццерий «Сицилия», рассказывает, как с минимальными ресурсами превратить разрозненный набор PDF и самодельную платформу в удобный корпоративный портал на базе Websoft HCM.
О компании
Франчайзинговая сеть семейных пиццерий «Сицилия» — одна из крупнейших в Южном федеральном округе, которая уступает только сетевым гигантам. Сейчас это 59 ресторанов в регионах от Ростовской и Липецкой области до Тывы и Хакасии.
С чем столкнулись
На конец 2023 года компания насчитывала уже около 2500 сотрудников и 49 ресторанов. Обучение набирало обороты, но инструментов уже не хватало:
Требовались новый взгляд, современный подход и автоматизация процессов.
Какую задачу поставили
За реализацию проекта взялись руководитель отдела обучения, три его подчиненных и два ИТ-специалиста. Однако у них не было схожего опыта, они не представляли, с чего начать и как бороться с сопротивлением со стороны пользователей. Кроме того, в компании не было мобильного приложения, без которого сложно браться за обучение зумеров.
Что сделали
Корпоративный портал на базе Websoft HCM создали по принципу «минимум кликов для пользователя + максимум автоматизации для админа»: упрощённый интерфейс, визуальные инструкции, цветовая дифференциация карточек и модулей, разделение доступа по ролям.
О компании
Франчайзинговая сеть семейных пиццерий «Сицилия» — одна из крупнейших в Южном федеральном округе, которая уступает только сетевым гигантам. Сейчас это 59 ресторанов в регионах от Ростовской и Липецкой области до Тывы и Хакасии.
С чем столкнулись
На конец 2023 года компания насчитывала уже около 2500 сотрудников и 49 ресторанов. Обучение набирало обороты, но инструментов уже не хватало:
- Материалы обучения были разбросаны в PDF-файлах — устаревший формат для молодой основной аудитории (78% сотрудников — зумеры)
- Самодельная платформа Sicilia Family поддерживала только тесты и не выдерживала нагрузки при росте штата (>2,5 тыс. сотрудников)
- Аттестации и отчётность велись вручную (WhatsApp, таблицы): долго, ненадёжно, трудозатратно
- Отсутствие единой базы знаний: сотрудники использовали скачанные PDF и не получали обновлений
Требовались новый взгляд, современный подход и автоматизация процессов.
Какую задачу поставили
- Сделать обучение интересным и доступным для линейного персонала
- Автоматизировать назначение курсов и отслеживание статусов
- Создать единую базу знаний, где любые изменения будут видны сразу
- Настроить стандартизированную аналитику: охваты, сложность материалов, кто не приступил, результаты
- Внедрить ситуативное обучение, которое будет отражать изменения в работе
За реализацию проекта взялись руководитель отдела обучения, три его подчиненных и два ИТ-специалиста. Однако у них не было схожего опыта, они не представляли, с чего начать и как бороться с сопротивлением со стороны пользователей. Кроме того, в компании не было мобильного приложения, без которого сложно браться за обучение зумеров.
Что сделали
Корпоративный портал на базе Websoft HCM создали по принципу «минимум кликов для пользователя + максимум автоматизации для админа»: упрощённый интерфейс, визуальные инструкции, цветовая дифференциация карточек и модулей, разделение доступа по ролям.
Материалы для обучения перевели в интерактивные курсы на базе конструктора CourseLab Online.
Чтобы выстраивать доверительные отношения с пользователями, команда регулярно выпускает дайджест с изменениями платформы и обновлениями курсов.
Чтобы выстраивать доверительные отношения с пользователями, команда регулярно выпускает дайджест с изменениями платформы и обновлениями курсов.
Что реализовано за год?
1. Полная библиотека знаний с разными настройками доступа
2. Регулярно используемые модули «Мероприятия» и «Опросы»
1. Полная библиотека знаний с разными настройками доступа
- Все документы загружены в единой системе, где к каждому можно задать уровень доступа — например, часть материалов видят только администраторы или управляющие
- Сотрудники получают ровно ту информацию, которая им нужна для работы, без перегруза
- Обновления публикуются централизованно, что исключило «устаревшие версии» и пересылки через мессенджеры
2. Регулярно используемые модули «Мероприятия» и «Опросы»
- Через модуль «Мероприятия» сотрудники регистрируются на обучение
- Модуль «Опросы» помогает HR-команде быстро собирать мнения и оценки
3. Программа адаптации для пяти должностей (официанты, повара)
4. Общесетевая ежемесячная аттестация с охватом 1000 сотрудников в день
5. Ежемесячные сессии обучения по итогам проверок и внедрений
6. Каталог тренировочных курсов, доступных круглосуточно
- Адаптация привязана к типовой должности
- Каждый день в 10:00 агент назначает программу всем новым сотрудникам, подходящим под выборку.
4. Общесетевая ежемесячная аттестация с охватом 1000 сотрудников в день
- Сотрудники проходят тестирование по случайной выборке вопросов
5. Ежемесячные сессии обучения по итогам проверок и внедрений
6. Каталог тренировочных курсов, доступных круглосуточно
7. Нативный и удобный корпоративный дизайн портала
Главную страницу с адаптивным дизайном для десктопа и мобильных устройств собрали на Tilda. На ней все максимально просто: никаких лишних кнопок и яркий корпоративный дизайн. Также на странице — предложения от партнеров, ссылки на важные каналы, на уроки по использованию платформы и WhatsApp руководителя отдела обучения для обратной связи.
Главную страницу с адаптивным дизайном для десктопа и мобильных устройств собрали на Tilda. На ней все максимально просто: никаких лишних кнопок и яркий корпоративный дизайн. Также на странице — предложения от партнеров, ссылки на важные каналы, на уроки по использованию платформы и WhatsApp руководителя отдела обучения для обратной связи.
8. Стандартизированная аналитика потребности и проведенного обучения
Две основные вкладки аналитики — «Результаты» и «Не приступали». На вкладке «Сотрудники» можно посмотреть отчет по тем, кто не приступал к определенному обучению или не участвовал в определенной активности.
Итоги и результаты
Кейс «Сицилии» — пример прагматичного и человекоцентричного внедрения.
При ограниченных ресурсах компания получила гибкую и управляемую систему обучения, которая решает ключевые бизнес-задачи: оперативность обновлений, контроль качества сервиса и повышение эффективности адаптации персонала. Главный вывод — автоматизация работает, когда она сделана просто, понятно и ориентирована на конечного пользователя.
Что рекомендуют в «Сицилии» тем, кто запускает портал на базе Websoft HCM:
Две основные вкладки аналитики — «Результаты» и «Не приступали». На вкладке «Сотрудники» можно посмотреть отчет по тем, кто не приступал к определенному обучению или не участвовал в определенной активности.
Итоги и результаты
- Единая база знаний — все обновления и изменения теперь видны сотрудникам сразу, без скачивания PDF и устаревшей информации.
- Автоматизация рутинных процессов — назначение курсов, контроль статусов и формирование отчетов перестали быть ручной операцией.
- Ситуативное обучение — внедрено оперативное обучение при обновлениях меню, появлении новых продуктов и по итогам аудитов.
- Повышена удобность для линейного персонала — интерфейс адаптирован под ожидания молодых сотрудников.
- Стандартизированная аналитика — позволяет увидеть, кто не приступил к обучению, какие курсы сложнее, где нужны доработки.
Кейс «Сицилии» — пример прагматичного и человекоцентричного внедрения.
При ограниченных ресурсах компания получила гибкую и управляемую систему обучения, которая решает ключевые бизнес-задачи: оперативность обновлений, контроль качества сервиса и повышение эффективности адаптации персонала. Главный вывод — автоматизация работает, когда она сделана просто, понятно и ориентирована на конечного пользователя.
Что рекомендуют в «Сицилии» тем, кто запускает портал на базе Websoft HCM:
- Общаться с техподдержкой 24/7
- Изучать библиотеку знаний и штудировать ее, в том числе — открытые компоненты платформы
- Обращаться в расширенную техподдержку
- Проходить обучение по Websoft HCM
