Фармацевтическая компания АстраЗенека в России более 10 лет регулярно проводит оценку компетенций сотрудников, на основе которой они получают рекомендации по индивидуальному плану развития. Раньше оценка проводилась вручную, но со временем стало ясно, что на процесс тратится много времени и денег, а результаты искажаются из-за человеческого фактора.
В статье расскажем, как АстраЗенека совместно с компанией М Про Системс автоматизировала оценку сотрудников с помощью системы Websoft HCM и к каким результатам это привело.
Этап 1. Цифровизация оценки компетенций
В АстраЗенека применялись классические ассессменты — ролевые игры, групповые дискуссии, анализ кейсов, экзамены и т. д. Но несмотря на выстроенные процессы, во время оценки возникали проблемы:
С помощью Websoft HCM создали наглядные дашборды, которые помогают сотрудникам ориентироваться в процессе оценки. Каждый участник видит, какие его компетенции требуют оценки и на какой стадии они находятся. Также дашборд показывает случаи, когда сотрудник участвует в оценке коллег в роли асессора.
В статье расскажем, как АстраЗенека совместно с компанией М Про Системс автоматизировала оценку сотрудников с помощью системы Websoft HCM и к каким результатам это привело.
Этап 1. Цифровизация оценки компетенций
В АстраЗенека применялись классические ассессменты — ролевые игры, групповые дискуссии, анализ кейсов, экзамены и т. д. Но несмотря на выстроенные процессы, во время оценки возникали проблемы:
- 7−8% участников путалось в этапах ассессмента;
- 4−5% материалов терялось, так как находилось в разных источниках;
- на больших проектах требовался администратор, чтобы координировать участников;
- напоминания и рассылки приходилось отправлять вручную, через разные ресурсы;
- участники, асессоры и организаторы переживали из-за этих недочетов, и общий уровень удовлетворенности снижался.
С помощью Websoft HCM создали наглядные дашборды, которые помогают сотрудникам ориентироваться в процессе оценки. Каждый участник видит, какие его компетенции требуют оценки и на какой стадии они находятся. Также дашборд показывает случаи, когда сотрудник участвует в оценке коллег в роли асессора.
По клику на компетенцию можно увидеть, какие этапы нужно пройти для оценки. Асессор может добавлять сюда файлы и вопросы.
Для асессора предусмотрены формы для внесения результатов. Они отличаются в зависимости от метода оценки — это может быть беседа или экзамен.
В результате:
Этап 2. Цифровизация сбора и анализа результатов
Вот какие проблемы возникали на этом этапе:
Платформа Websoft HCM позволяет автоматизировать сбор и аналитику информации. Система формирует наглядные отчеты, которые сразу можно отправить участникам ассессмента и руководителям направлений.
В результате:
В результате:
- процент ошибочных действий участников снизился с 12% до 2%;
- отпала необходимость в администраторах процесса и, соответственно, затратах на них;
- организаторов ассессмента освободили от технической рутины.
Этап 2. Цифровизация сбора и анализа результатов
Вот какие проблемы возникали на этом этапе:
- в 10−15% случаях формы оценки заполнялись не полностью — организаторам приходилось тратить время на выяснение недостающих данных;
- подготовка отчетов занимала много времени — до 2−4 недель;
- из-за ручного переноса информации в 3−4% случаев возникали ошибки;
- на сбор информации тратилось больше времени и сил, чем на качественный анализ.
Платформа Websoft HCM позволяет автоматизировать сбор и аналитику информации. Система формирует наглядные отчеты, которые сразу можно отправить участникам ассессмента и руководителям направлений.
В результате:
- отчеты создаются за 10 секунд вместо 2−4 недель;
- формы оценки заполняются на платформе, а не в разрозненных источниках, как раньше;
- форму можно отправить только после заполнения всех полей;
- ошибки ручного переноса сведены к нулю;
- не нужно тратить бюджет на сведение результатов в таблицы и презентации.
Этап 3. Цифровизация хранения и доступа
к результатам оценки
До цифровизации было проблемно найти результаты ассессмента за предыдущие годы — и иногда поиски не увенчивались успехом.
Из-за этого:
- сотрудники и их руководители не видели результаты за прошлые периоды;
- чтобы увидеть динамику роста компетенций по годам, приходилось писать запросы, а асессорам — создавать новые отчеты.
Мы реализовали ряд нестандартных отчетов с учетом специфики процессов АстраЗенека. Каждый сотрудник может посмотреть отчет по оценке своих компетенций и субкомпетенций, также эта информация доступна руководителям подразделений и hr-специалистам. Можно посмотреть данные по текущему году и предыдущим периодам.
Для руководителей и hr-специалистов мы создали командные отчеты по компетенциям. Можно посмотреть по годам, какой уровень компетенции имел или имеет каждый сотрудник.
Информация доступна в сводных таблицах, где указаны все сотрудники, их руководители, компетенции и субкомпетенции. Таблицы можно выгрузить в Excel или pdf.
В результате:
Как цифровизация изменила оценку компетенций в АстраЗенека
Цифровизация значительно упростила и ускорила ассессмент. Благодаря сокращению рутины организаторы процесса тратят на 80% меньше времени, а администраторы — на 95%. Это позволяет им инвестировать время в анализ и разработку планов обучения, а не заниматься решением технических задач.
Финансовые затраты на организацию и администрирование процесса снизились на 90%, также теперь не нужно тратить бюджет на сведение результатов в таблицы и презентации.
У участников и асессоров значительно снизился уровень тревоги за результаты — процессы стали простыми и понятными. Каждый этап оценки прозрачен, а данные не теряются. Всё это привело к повышению уровня удовлетворенности процессом на 23%.
Помимо этого, за счет цифровизации удалось:
Таким образом, цифровизация помогла АстраЗенека сделать ассессмент более эффективным и освободить участников процесса от технической рутины. Платформа WebSoft HCM подошла здесь наилучшим образом, потому что обладает открытым исходным кодом — можно доработать модули под свои нужды.
Платформа поддерживает работу в корпоративной сети, без доступа к интернету — это обеспечивает полную безопасность. И главное — внутри Websoft HCM заложена богатая функциональность для hr, что сводит доработки к минимуму. А это — залог стабильности платформы.
Проект был реализован с помощью партнера Websoft — компании М Про Системс.
Источник: https://t.me/mprosystems/420
- данные за предыдущие периоды больше не теряются;
- асессоры не тратят время на поиск информации за прошлые годы;
- каждый сотрудник может увидеть динамику своих компетенций, а hr-специалисты и руководители — еще и динамику команд.
Как цифровизация изменила оценку компетенций в АстраЗенека
Цифровизация значительно упростила и ускорила ассессмент. Благодаря сокращению рутины организаторы процесса тратят на 80% меньше времени, а администраторы — на 95%. Это позволяет им инвестировать время в анализ и разработку планов обучения, а не заниматься решением технических задач.
Финансовые затраты на организацию и администрирование процесса снизились на 90%, также теперь не нужно тратить бюджет на сведение результатов в таблицы и презентации.
У участников и асессоров значительно снизился уровень тревоги за результаты — процессы стали простыми и понятными. Каждый этап оценки прозрачен, а данные не теряются. Всё это привело к повышению уровня удовлетворенности процессом на 23%.
Помимо этого, за счет цифровизации удалось:
- сделать единую точку входа для всех участников процесса;
- создать единое место хранения материалов;
- разработать для каждого участника индивидуальный трек обучения, с которого невозможно «свернуть»;
- настроить систему уведомлений для асессоров, организаторов и участников о статусе прохождения этапов оценки.
Таким образом, цифровизация помогла АстраЗенека сделать ассессмент более эффективным и освободить участников процесса от технической рутины. Платформа WebSoft HCM подошла здесь наилучшим образом, потому что обладает открытым исходным кодом — можно доработать модули под свои нужды.
Платформа поддерживает работу в корпоративной сети, без доступа к интернету — это обеспечивает полную безопасность. И главное — внутри Websoft HCM заложена богатая функциональность для hr, что сводит доработки к минимуму. А это — залог стабильности платформы.
Проект был реализован с помощью партнера Websoft — компании М Про Системс.
Источник: https://t.me/mprosystems/420
