Евразийский банк развития (ЕАБР) — многосторонний банк развития, призванный содействовать экономическому росту государств-участников, расширению торгово-экономических связей между ними и развитию интеграционных процессов на евразийском пространстве путем осуществления инвестиционной деятельности.
Рассказывают Знахарь Дарья, Евразийский банк развития, и Маилянц Александр, Технологии обучения (партнер-интегратор Websoft)
Посмотреть запись вебинара
С чем столкнулись?
1. Специфика статуса и правовой формы. Мы являемся международной финансовой организацией, в которую входят семь стран-участниц. Для нашего дальнейшего рассказа важно, что наша компания находится вне законодательств стран-участниц: все процедуры регулируются уставом, внутренними нормативными документами и договоренностями между странами. Это очень влияло на процессы автоматизации, потому что все наши процессы свои, нестандартные, нам приходится все кастомизировать и настраивать под нашу специфику.
2. Автоматизация сразу по всем процессам одновременно: мы заканчивали внедрение и отладку 1С, с «0» внедряли новый СЭД, был запрос от руководства на единовременное внедрение всех HR-процессов. Это было достаточно сложно — с точки зрения менеджмента необходимо было согласовывать действия, участников и сроки по сразу многим взаимосвязанным процессам.
3. Неклассическая организационная структура. В силу того, что много стран-участниц, система подчинения не всегда строится по стандартным принципам, для автоматизации нужно учесть множество нюансов.
4. Сложный и разнообразный набор компенсаций и льгот. Наша правовая форма означает, что сотрудники находятся вне стандартных систем пенсионного и соцобеспечения. Поэтому наш банк компенсирует государственные программы через свою систему льгот. Кроме того, у нас есть собственные дополнительные льготы для сотрудников.
5. Было несколько уже устаревших автоматизированных систем, и все они не были связаны между собой. Это приводило к ошибкам, сбоям, путанице при подаче заявок сотрудниками, замедленной работе, постоянной необходимости контроля и ручного вмешательства.
Задача:
Нам необходимо было создать единое цифровое пространство, в котором сотрудники могут быстро и просто получить все необходимые им для работы сервисы.
Решение:
Что сделали
1. Интеграции
На этой части работы стоит остановиться отдельно.
Сотрудник, находясь в интерфейсе Websoft HCM, может видеть всю необходимую информацию, подавать все виды заявок, но за этим стоит бесшовная для пользователя интеграция со множеством внешних систем.
Таким образом, платформа Websoft HCM стала единым входом для любых операций сотрудника.
2. Корпоративный портал
Мы разработали новый портал со всеми необходимыми разделами, наполнили их информацией, сделали удобную систему справочников, интерактивные курсы валют, вывели уведомлениями по задачам.
Рассказывают Знахарь Дарья, Евразийский банк развития, и Маилянц Александр, Технологии обучения (партнер-интегратор Websoft)
Посмотреть запись вебинара
С чем столкнулись?
1. Специфика статуса и правовой формы. Мы являемся международной финансовой организацией, в которую входят семь стран-участниц. Для нашего дальнейшего рассказа важно, что наша компания находится вне законодательств стран-участниц: все процедуры регулируются уставом, внутренними нормативными документами и договоренностями между странами. Это очень влияло на процессы автоматизации, потому что все наши процессы свои, нестандартные, нам приходится все кастомизировать и настраивать под нашу специфику.
2. Автоматизация сразу по всем процессам одновременно: мы заканчивали внедрение и отладку 1С, с «0» внедряли новый СЭД, был запрос от руководства на единовременное внедрение всех HR-процессов. Это было достаточно сложно — с точки зрения менеджмента необходимо было согласовывать действия, участников и сроки по сразу многим взаимосвязанным процессам.
3. Неклассическая организационная структура. В силу того, что много стран-участниц, система подчинения не всегда строится по стандартным принципам, для автоматизации нужно учесть множество нюансов.
4. Сложный и разнообразный набор компенсаций и льгот. Наша правовая форма означает, что сотрудники находятся вне стандартных систем пенсионного и соцобеспечения. Поэтому наш банк компенсирует государственные программы через свою систему льгот. Кроме того, у нас есть собственные дополнительные льготы для сотрудников.
5. Было несколько уже устаревших автоматизированных систем, и все они не были связаны между собой. Это приводило к ошибкам, сбоям, путанице при подаче заявок сотрудниками, замедленной работе, постоянной необходимости контроля и ручного вмешательства.
Задача:
Нам необходимо было создать единое цифровое пространство, в котором сотрудники могут быстро и просто получить все необходимые им для работы сервисы.
Решение:
- Разработать новый корпоративный портал на базе Websoft HCM, в котором будет сконцентрирована вся необходимая информация и в котором можно принимать, согласовывать и обрабатывать все заявки и запросы от сотрудников.
- Интегрировать HR-процессы со всеми системами автоматизации банка, среди которых, например, 1С, СЭД, Colvir, RabbitMQ, внутренние файловые хранилища.
Что сделали
1. Интеграции
На этой части работы стоит остановиться отдельно.
Сотрудник, находясь в интерфейсе Websoft HCM, может видеть всю необходимую информацию, подавать все виды заявок, но за этим стоит бесшовная для пользователя интеграция со множеством внешних систем.
- Из 1С подтягиваются кадровые данные, данные по зарплатам.
- В режиме реального времени происходит обмен данными с СЭД — для согласования различного рода документов всеми необходимыми участниками и проведения заявок по сложным маршрутам (возможны отмены, корректировки, предварительные согласования).
- Для создания различного рода очередей и структуризации запросов сделали интеграцию с RabbitMQ.
- Внутри заявок для расчетов используются курсы валют разных стран. Можно выбрать нужную валюту, система будет автоматически пересчитывать указанные в заявке суммы по актуальному курсу. Ежедневные курсы валют обновляются через реализованную интеграцию с системой Colvir.
- Благодаря интеграции с файловым хранилищем сотрудники могут подгружать вложенные файлы и осуществлять поиск по документам прямо из интерфейса Websoft HCM.
Таким образом, платформа Websoft HCM стала единым входом для любых операций сотрудника.
2. Корпоративный портал
Мы разработали новый портал со всеми необходимыми разделами, наполнили их информацией, сделали удобную систему справочников, интерактивные курсы валют, вывели уведомлениями по задачам.
Остановимся детальнее на нескольких разделах, которые помогли нам решить основную задачу — создать единое пространство, в котором сотрудники могут получить все сервисы и увидеть всю необходимую информацию. Не зря такое пространство мы называем «корпоративными госуслугами».
Заявки и запросы. Всего за год мы реализовали более 40 различных типов заявок. И если раньше люди сходу не могли правильно заполнить нужные формы, то теперь просто нет варианта сделать что-то неверно. Все условия в заявках проверяются автоматически при заполнении. Плюс, сотрудник видит актуальный статус согласования и все комментарии, которые поступают по заявке. Ему понятно, что происходит с его запросом. Всем проще: и сотрудникам, и HR.
Заявки и запросы. Всего за год мы реализовали более 40 различных типов заявок. И если раньше люди сходу не могли правильно заполнить нужные формы, то теперь просто нет варианта сделать что-то неверно. Все условия в заявках проверяются автоматически при заполнении. Плюс, сотрудник видит актуальный статус согласования и все комментарии, которые поступают по заявке. Ему понятно, что происходит с его запросом. Всем проще: и сотрудникам, и HR.
Пример
Согласованная и утвержденная командировка может меняться. И из личного кабинета человек может подать заявку на корректировку согласованной командировки. Соответственно, сразу вносятся изменения во всех учетных системах.
Кроме того, когда работник подает заявку на командировку, он попадает сразу во внутренний чат на базе Websoft HCM, где общается с travel-менеджером. Travel-менеджер помогает выбрать билеты, согласовать даты и рейсы, забронировать отель. Это значит, что можно сразу посчитать бюджет, и уже полностью сформированная заявка с конкретными отелями, трансферами, с конкретной стоимостью, улетает на согласование в СЭД. Это очень удобно!
Что доступно сотрудникам в личном кабинете:
Визуализация доступных льгот. У каждого сотрудника есть вкладка «Мои льготы». Панель с набором льгот («Страхование», «Пенсионная программа», «Фитнес», «Субсидирование») — динамическая, то есть здесь появляются именно те разделы льгот, которые доступны работнику, исходя из его должности, грейда и текущего статуса.
Теперь сотрудники понимают, какие у них есть льготы, что у них оформлено, что нет, они видят весь доступный объем и могут просто оформить то, что им необходимо.
Кроме того, такая визуализация способствует тому, что люди видят, как много компания делает в качестве заботы о сотрудниках и какие ресурсы выделяет на льготы и компенсации.
Согласованная и утвержденная командировка может меняться. И из личного кабинета человек может подать заявку на корректировку согласованной командировки. Соответственно, сразу вносятся изменения во всех учетных системах.
Кроме того, когда работник подает заявку на командировку, он попадает сразу во внутренний чат на базе Websoft HCM, где общается с travel-менеджером. Travel-менеджер помогает выбрать билеты, согласовать даты и рейсы, забронировать отель. Это значит, что можно сразу посчитать бюджет, и уже полностью сформированная заявка с конкретными отелями, трансферами, с конкретной стоимостью, улетает на согласование в СЭД. Это очень удобно!
Что доступно сотрудникам в личном кабинете:
- Заявки на отпуск, несертифицированные дни, больничные, отгулы
- Страхование: ДМС для сотрудников и родственников, ВЗР
- Заявки на мобильность, аренду, фитнес, обучение, субсидирование, компенсация расходов на покупки
- Заявки по пенсионным программам, изменение % в пенсионных программах
- Заявки на подбор персонала
- Заявки на удержание заработной платы, выплаты через кассу, конвертацию в заработной платы в национальную валюту с учетом курсов валют национального банка
- Авансовые отчеты по хозяйственным нуждам, командировочным, представительским и прочим расходам
- Расчетный лист сотрудника в режиме реального времени
Визуализация доступных льгот. У каждого сотрудника есть вкладка «Мои льготы». Панель с набором льгот («Страхование», «Пенсионная программа», «Фитнес», «Субсидирование») — динамическая, то есть здесь появляются именно те разделы льгот, которые доступны работнику, исходя из его должности, грейда и текущего статуса.
Теперь сотрудники понимают, какие у них есть льготы, что у них оформлено, что нет, они видят весь доступный объем и могут просто оформить то, что им необходимо.
Кроме того, такая визуализация способствует тому, что люди видят, как много компания делает в качестве заботы о сотрудниках и какие ресурсы выделяет на льготы и компенсации.
Страница адаптации. Первая точка входа при приеме — это как раз наш портал. Сотрудника встречает страничка с приветствием от председателя, автоматически назначаются необходимые инструктажи и онлайн-курсы. Руководители могут добавлять ВНД для изучения на период испытательного срока, а также выставлять оценку по компетенциям и принимать решение через платформу о продолжении сотрудничества.
Весь маршрут выстроен, сотрудник проходит его по шагам, практически нет шанса какой-то этап пропустить или забыть. Заканчивается адаптация оценкой от руководителя по итогам испытательного срока.
Весь маршрут выстроен, сотрудник проходит его по шагам, практически нет шанса какой-то этап пропустить или забыть. Заканчивается адаптация оценкой от руководителя по итогам испытательного срока.
Обучение. Мы сделали несколько разделов и наполняем их контентом. У нас уже реализован каталог программ, люди могут из него выбрать нужные и очень быстро зарегистрироваться. При этом подтягиваются и автоматически проверяются лимиты на обучение.
Оценка эффективности. Здесь мы настроили каскадирование целей от руководителей департаментов подчиненным сотрудникам или из целей подразделения, учли уникальную логику расчета показателей и сложные формулы, а также возможность корректировки показателей.
Индивидуальные планы развития формируются по результатам оценки. Есть возможность выбрать компетенции из каталога, можно добавить и согласовать свои цели по развитию.
Геймификация. У нас есть внутренняя валюта, которая передается за определенные достижения. Сотрудники могут этой валютой обмениваться, передавать ее кому-то, тратить на определенный набор льгот. Здесь мы реализовали связку трат этой внутренней валюты с авансовыми отчетами для бухгалтерии. Конечно, сделали удобный интерфейс, который позволяет всем легко ориентироваться в процессе. Кроме того, у нас есть номинации для сотрудников и классические годовые награды (они тоже привязаны к материальным поощрениям, соответственно, здесь тоже была реализована связка с авансовыми отчетами, электронным документооборотом и 1С).
Индивидуальные планы развития формируются по результатам оценки. Есть возможность выбрать компетенции из каталога, можно добавить и согласовать свои цели по развитию.
Геймификация. У нас есть внутренняя валюта, которая передается за определенные достижения. Сотрудники могут этой валютой обмениваться, передавать ее кому-то, тратить на определенный набор льгот. Здесь мы реализовали связку трат этой внутренней валюты с авансовыми отчетами для бухгалтерии. Конечно, сделали удобный интерфейс, который позволяет всем легко ориентироваться в процессе. Кроме того, у нас есть номинации для сотрудников и классические годовые награды (они тоже привязаны к материальным поощрениям, соответственно, здесь тоже была реализована связка с авансовыми отчетами, электронным документооборотом и 1С).
Интерактивные памятки. Мы вместе с дизайнерами сделали большую библиотеку памяток — как пользоваться теми опциями, которые в нашей компании есть. Прямо из памяток сотрудники могут перейти по активным ссылкам в те разделы, которые для них актуальны, оформить те заявки, которые им нужны, открыть внутренние нормативные документы, написать письмо ответственному за тот или иной процесс.
Кабинет руководителя. Раньше руководители всю информацию о работниках получали по запросу. Сейчас есть полная сводная информация по команде, по обучениям, срокам трудовых договоров, оценке эффективности.
Продление трудовых договоров. У нас в банке все трудовые договоры срочные. Это тоже относится к специфике статуса нашей компании. Поэтому мы отдельно выделяем такой функционал — продление трудовых договоров. Сейчас мы этот процесс автоматизировали, 1С передает в систему дату, когда кончается трудовой договор, руководителю приходит оповещение, и он вовремя принимает решение о продлении.
Оргструктура. Это была отдельная большая работа с многократным тестированием и отладкой, но теперь оргструктура ведется в режиме реального времени. Все данные подтягиваются из 1С. Выстраивается полностью вся иерархия со всеми грейдами. При этом учитываются наши локальные нюансы, например, у нас есть кураторы, между которыми поделены различные блоки, и это отражается в нашей оргструктуре.
В результате в банке теперь есть:
Решена главная задача: создано единое пространство для сотрудников, в котором они могут получить все необходимые для работы сервисы. Это пространство удобно и понятно для сотрудников, интегрировано со всеми автоматизированными системами банка. Все запросы обрабатываются автоматически, быстро и просто — все процессы прозрачные.
Кабинет руководителя. Раньше руководители всю информацию о работниках получали по запросу. Сейчас есть полная сводная информация по команде, по обучениям, срокам трудовых договоров, оценке эффективности.
Продление трудовых договоров. У нас в банке все трудовые договоры срочные. Это тоже относится к специфике статуса нашей компании. Поэтому мы отдельно выделяем такой функционал — продление трудовых договоров. Сейчас мы этот процесс автоматизировали, 1С передает в систему дату, когда кончается трудовой договор, руководителю приходит оповещение, и он вовремя принимает решение о продлении.
Оргструктура. Это была отдельная большая работа с многократным тестированием и отладкой, но теперь оргструктура ведется в режиме реального времени. Все данные подтягиваются из 1С. Выстраивается полностью вся иерархия со всеми грейдами. При этом учитываются наши локальные нюансы, например, у нас есть кураторы, между которыми поделены различные блоки, и это отражается в нашей оргструктуре.
В результате в банке теперь есть:
- Удобная система информирования: справочники, оргструктура, уведомления, интерактивные памятки
- Быстрый доступ к льготам, информация о текущих оформленных льготах и компенсациях, возможность оформить необходимые льготы
- Возможность подать любую заявку в удобном и понятном интерфейсе — быстро и просто
- Удобное отслеживание исполнения заявки
- Интеграции со всеми системами автоматизации банка
Решена главная задача: создано единое пространство для сотрудников, в котором они могут получить все необходимые для работы сервисы. Это пространство удобно и понятно для сотрудников, интегрировано со всеми автоматизированными системами банка. Все запросы обрабатываются автоматически, быстро и просто — все процессы прозрачные.
