ФосАгро: единый цифровой процесс подбора для 24 000 сотрудников

Унификация, автоматизация, прозрачность — всё это стало возможным для команды ФосАгро благодаря пошаговой работе, вовлеченности участников и мощному инструменту подбора с использованием e-staff. Теперь каждый руководитель точно знает, на каком этапе находится его заявка, а HR-команда работает на основе данных, а не догадок.
Посмотреть вебинар

О компании

ФосАгро — российская вертикально-интегрированная компания, один из ведущих мировых производителей фосфорсодержащих удобрений, единственный в России и один из ведущих в Европе производителей кормового монокальцийфосфата и жидких комплексных удобрений. В холдинге работают около 24 000 человек, а в его составе — мощности по добыче, производственные площадки, научно-исследовательский институт, логистика, торговые представительства и другие предприятия. Компания входит в ТОП-100 работодателей России и является лауреатом премии HR-бренд.

С чем столкнулись?

Поскольку компания создавалась путем слияния разных активов, HR-направление в холдинге оставалось фрагментированным, несмотря на высокий уровень цифровизации. Подбор шёл в разных форматах, без единой системы.

Компания столкнулась с рядом типичных для крупного бизнеса проблем:

Процессы не унифицированы
Много ручного труда и дублирующих действий
Не хватало прозрачности и четко выстроенной отчетности
Подбор занимал слишком много времени
Низкая эффективность управления процессом

Почему выбрали e-staff?

Изначально в ФосАгро попробовали зарубежную HRM-систему, но после 2022 года пришлось искать отечественную альтернативу. Выбор пал на Websoft HCM в интеграции с модулем e-staff:

Надежный российский вендор
Уже есть успешные кейсы интеграции с job-сайтами, чат-ботами и другими HR-сервисами
Система отвечает требованиям по ИБ и легко встраивается в корпоративную ИТ-среду
Интуитивно понятный интерфейс и гибкая ролевая модель
Расширенные возможности аналитики и отчетности

Что сделали?

Проект начали с пилота, который продлился 1 месяц. Сначала — коробочная версия, чтобы сотрудники могли «пощупать» систему, а проектная команда — собрать требования. После настройки e-staff и интеграции с Websoft HCM:

62 заявки оформлены и согласованы в системе
17 кандидатов отобрано, 9 трудоустроены
Собраны 127 требований к доработкам

После этого в ФосАгро запустили кастомизацию продукта под нужды бизнеса:

Описали процесс подбора и роли, обучили пользователей
Настроили удобные фильтры, карточки кандидатов и отображение заявок для всех участников
Разработали дизайн портала под десктоп и мобильные устройства

Как теперь выглядит процесс подбора

Инициатор создает заявку на подбор в Websoft HCM
Там же заявка проходит проверку и согласование
Руководитель подбора назначает ответственного рекрутера
После этого информация через интеграцию передается в e-staff, все это сопровождается уведомлениями
В e-staff рекрутер начинает поиск кандидатов, прикрепляет их к вакансиям
В e-staff проводится процедура оценки и отбора кандидатов
Кандидат передается в Websoft HCM для проведения интервью с руководителем, руководитель получает оповещение
Руководитель проводит интервью и согласует кандидата
После согласования условий найма данные передаются в e-staff
В e-staff формируется оффер
После принятия оффера информация возвращается в Websoft HCM для оформления

Итоги внедрения

Система Websoft HCM в интеграции с e-staff стала обязательной точкой входа для всех заявок. Заявки из почты и Excel больше не принимаются. Все руководители, согласующие, отдел организационной эффективности и отдел вознаграждения работают на портале Websoft HCM. Рекрутеры работают в e-staff.

Руководитель сам подаёт заявку и отслеживает её движение
Кандидаты «привязаны» к конкретной заявке — не теряются
Видна история работы по каждой вакансии
Все данные — под рукой, решения принимаются на основе данных
Есть отлаженная система отчетности

Немного цифр
За два года работы системы:

5 687 заявок в системе
4 122 — закрыты
216 — отменены
1 349 — в работе

27 155 кандидатов в базе
59 рекрутеров
138 участников процесса

Результаты опроса пользователей:

Интерфейс: 3,98 из 5
Функциональность: 3,95 из 5
Оценку дали 448 сотрудников

Что советует команда проекта?

По словам Екатерины Пудовой, руководителя проекта по автоматизации HR-процессов, успех проекта зависит от:

Ясных приоритетов и пошагового подхода
Проработанной методологии
Плана коммуникаций внутри команды и с партнером
100% вовлеченности участников проекта
Наличия в команде эксперта по системе
Регулярного анализа обратной связи
Постоянного мониторинга рынка решений