Проект выполнен Отделом трудовых отношений и кадрового администрирования Альфа-Лизинг (Руководитель — Эльвира Фаляхова) при участии Группы дистанционного обучения — (Руководитель направления — Драница Ирина, Отдел обучения, развития и оценки), совместно с проектной командой ООО «Глобэкс АйТи».
О компании
Альфа-Лизинг — одна из крупнейших лизинговых компаний в России, входящая в экосистему Альфа-Банка. 26 лет на рынке, 3 место по размеру нового бизнеса (рэнкинг РА «Эксперт»), Топ-5 по объёму лизингового портфеля, 2000+ сотрудников по всей России.
С чем столкнулись
Процесс согласования табелей учёта рабочего времени был полностью ручным.
Работа через электронную почту: кадровики вручную формировали списки руководителей и отправляли запросы по email дважды в месяц — 15-го числа и в последний день месяца. Руководители присылали ответы в свободной форме.
Ручная обработка данных: ответственный сотрудник проверял каждое отсутствие в системе 1С: ЗУП, при расхождениях вручную создавал документы, затем выгружал отчёт в Excel и отправлял на согласование.
Высокие трудозатраты: много ручной работы, риск ошибок при передаче данных, отсутствие прозрачности статуса согласования.
Задача
Оптимизировать и упростить процесс согласования табелей, исключив ручную обработку данных из электронной почты и повысив прозрачность контроля за учётом рабочего времени.
Решение: Цифровая трансформация процесса
Создан полноценный веб-модуль на платформе Websoft HCM с автоматизацией всех этапов табелирования.
1. Формирование табеля в 1С: ЗУП
Табель учёта рабочего времени изначально формируется в системе 1С: ЗУП (Зарплата и Управление Персоналом). HR-специалисты и кадровики вносят данные о: — Отсутствиях сотрудников (больничные, отпуска, командировки) — Отработанных днях и часах — Особых условиях работы (выходные, праздники)
После завершения периода табель выгружается из 1С: ЗУП в формате XML через REST API и передаётся в WebSoft HCM.
2. Интеграция с Websoft HCM
Для получения данных табеля используется метод WS_GET_TABELS. В запросе передаются: — Дата табеля (месяц/год) — ID руководителя — Массив ID руководителей-делегатов
В ответе возвращаются массивы подчинённых и делегируемых сотрудников с кодами трудозатрат по каждому дню.
Коды состояний сотрудников:
Я — Явка Б — Больничный РВ — Работа в выходной ОТ — Отпуск основной ДО — Дополнительный отпуск К — Командировка ОЖ — Отпуск по уходу за ребёнком
3. Страница «Табель» для руководителей
Страница доступна руководителям и сотрудникам группы доступа. На ней отображается таблица с данными по подчинённым: ФИО, подразделение, статусы по дням выбранного месяца. Имеется переключатель между двумя режимами — «По моим подчинённым» и «По подчинённым, для которых я делегат». По умолчанию открывается текущий месяц, а в первый день месяца — предыдущий.
При нажатии кнопки «Согласовать» открывается поп-ап с текстовым вводом. Кнопка доступна строго в установленные периоды — на следующий день после окончания каждой половины месяца.
Кнопка «Делегировать» доступна только руководителям: при нажатии открывается список всех сотрудников с выбором периода делегирования.
4. Раздел «Администрирование» для HR
Сотрудники группы HR имеют расширенные права:
— Просматривать табель за любого сотрудника — — Выгружать отчёт по согласованию табеля за период — Переходить на страницу настройки делегирования табеля
5. Страница «Настройка делегирования»
Страница доступна только HR-администраторам. Здесь можно добавлять делегирования (кто кому и на какой период), удалять их, искать по ФИО и датам. При добавлении система учитывает календарь сотрудника и исключает даты, где делегирование уже есть.
6. Автоматические уведомления (Агенты)
Агент отправки уведомлений работает ежедневно: просматривает карточки бюджетных периодов с кодом tabel и, если текущая дата совпадает с датой окончания периода, отправляет руководителям напоминание согласовать табель до 12:00.
Агент по напоминанию о делегировании перед отпуском ежедневно проверяет участников группы доступа: если у сотрудника скоро наступает отпуск и нет делегата — ему уходит уведомление о необходимости назначить замещающего. Если делегат уже назначен — уведомление получает HR.
Агент по наполнению группы доступа ежедневно обновляет группу: добавляет неуволенных руководителей и активных делегатов, удаляет тех, кто уволен или у кого истёк срок делегирования.
Как это работает: пошаговый процесс
Шаг 1. Формирование табеля в 1С: ЗУП
Кадровики и HR-специалисты вносят данные об отсутствиях и отработанных днях сотрудников в систему 1С: ЗУП.
Шаг 2. Передача данных в Websoft HCM
По завершении периода (15-го числа и в последний день месяца) табель автоматически выгружается из 1С: ЗУП через REST API и попадает в WebSoft HCM.
Шаг 3. Уведомление руководителей
Агент отправки уведомлений ежедневно проверяет даты окончания бюджетных периодов. При совпадении отправляет руководителям email с напоминанием согласовать табель до 12:00.
Шаг 4. Согласование табеля
Руководитель заходит в личный кабинет, открывает страницу «Табель», видит данные по своим подчинённым и нажимает кнопку «Согласовать» с выбором варианта:
— Согласовано — данные подтверждены — Согласовано с комментариями — данные подтверждены с пояснениями
Шаг 5. Уведомление HR о комментариях
Если руководитель согласовал с комментариями, агент автоматически отправляет их сотрудникам группы HR для учёта и проверки.
Шаг 6. Формирование итогового отчёта
По завершении периода HR-администратор выгружает отчёт по согласованию табеля, который включает:
— ФИО руководителя, подразделение, должность, город — Период согласования и статус (согласован/не согласован) — Дата согласования — ФИО делегата (если применимо) — Комментарий руководителя
Шаг 7. Передача в бухгалтерию
Итоговый табель в формате Excel передаётся в бухгалтерию для расчёта заработной платы.
Результаты
Ускорение процесса — автоматизация исключила ручной сбор данных по email.
Прозрачность — все статусы согласования видны в реальном времени.
Минимизация ошибок — прямая интеграция с ЗУП исключает ручной ввод.
Масштабируемость — система рассчитана на 3500+ пользователей, периоды и группы настраиваются без участия разработчиков.
Технологический стек:
Платформа: WebSoft HCM
Бэкенд: настраиваемые web-шаблоны (PHP)
Интеграция: REST API с 1С: ЗУП
Уведомления: Microsoft Outlook
Планы развития:
Расширенная аналитика — дашборды по срокам согласования
Мобильная версия — согласование с телефона
AI-прогнозирование — выявление аномалий в табельных данных
Интеграция с календарём — автоматический учёт встреч и отсутствия