Конструктор обучающих треков: от идеи до запуска. Кейс ООО «Согласие Технологии»
Рассказывают Мануйлова Наталья, Савков Андрей ООО «Согласие Технологии»
О компании
ООО «СК «Согласие» работает на страховом рынке более 30 лет. Компания насчитывает около 4000 сотрудников и 48 филиалов по всей России.
Входит в топ-10 крупнейших страховщиков России.
Рейтинг финансовой надежности «Эксперт РА» на уровне ruАA.
Наивысший уровень качества услуг на уровне А1 «Знак качества» (2021)*
Первое место в рейтинге цифровизации российских страховых компаний (2020) «Сколково» и VR_Bank.
Пятое место в рейтинге цифровой зрелости по страховой отрасли (2024)**
* по данным аналитического агентства «БИЗНЕСДРОМ» ** по данным агентства цифрового аудита SDI360 Источник: о Согласии
Что было «до»?
Обучающий трек в компании — это комплексная программа обучения, которая включает в себя и разные темы, и разные форматы. Это обычно сочетание синхронного и асинхронного обучения, внутри которого есть очные тренинги, вебинары, электронные курсы, тесты, домашние задания.
Форматы обучения:
У нас уже был опыт автоматизации таких смешанных программ: мы реализовывали программу для руководителей, программу «Школа агента» и программу обязательного обучения сотрудников розничного канала продаж.
Прошлые автоматизации:
С чем столкнулись?
У каждого ранее реализованного проекта были свои особенности, которые приходилось учитывать при автоматизации:
1. В программе для руководителей бизнес-тренеру приходилось заранее планировать дату проведения мероприятия и заводить их в Websoft HCM. После этого можно было выбрать мероприятие в программе. Когда мероприятий и программ становилось много, такой процесс становился слишком долгим и неудобным.
2. Программа «Школа агента» — это постоянное обучение для агентов, где одновременно велось много потоков. Для каждого потока нужно было создавать отдельный шаблон. Не было общего макета, на основе которого можно было бы делать копии.
3. Следующим этапом была реализация программы обязательного обучения сотрудников розницы. Здесь мы учли наш предыдущий опыт:
Мы стали использовать не кастомный тип объектов, а модульные программы Websoft HCM.
Создали специальный накопитель, который позволял администрировать мероприятия программы в автоматическом режиме.
Сделали автоматическое назначение обучения в зависимости от занимаемой должности.
Каждый новый проект отличался от предыдущего: свой бизнес-процесс, своя специфика. Поэтому последующую автоматизацию не получалось быстро адаптировать под уже существующие.
Вместе с этим, во всех наших проектах отсутствовал интерфейс для бизнес-тренера, где он мог бы следить за тем, как сотрудники проходят обучение, вносить изменения, видеть статистику. Да, все это есть в админке, но бизнес-тренеры привыкли работать на портале, где все нагляднее и проще.
Задача
В какой-то момент мы решили, что нужно все унифицировать, сделать универсальный инструмент, который позволило бы нашим бизнес-тренерам самостоятельно создавать программы обучения. В этом случае обучение у нас было бы более систематизированным, управляемым, устойчивым к новым доработкам и масштабируемым.
Сбор и анализ требований
Наши основные заказчики — бизнес-тренеры. И у них были разные представления о том, как нужно создавать и вести программы обучения. Поэтому мы решили со всеми встретиться лично.
В результате этих встреч мы:
Собрали все потребности.
Зафиксировали все роли, которые сейчас существуют в процессе обучения.
Обсудили, как проходит процесс создания программ обучения в ручном режиме.
Обсудили, какие практики необходимо сохранить, какие улучшить или изменить, какие убрать.
Мы проанализировали собранные требования и выделили приоритеты:
Нужно было сделать инструмент, который позволил бы бизнес-тренерам самостоятельно создавать, настраивать и контролировать программы обучения.
В программах обучения должны быть учтены все наши виды учебных активностей, в том числе гибридные. Например, у нас есть очные тренинги, которые транслируются онлайн.
Необходимо иметь возможность переиспользовать в разных программах ранее созданные модули.
У программы обучения обязательно должны быть настройки:
параметров назначения, выбора и исключения участников или групп,
выдачи сертификатов,
автоматического или ручного завершения,
сроков как программы, так и активностей внутри нее,
редактирования программы.
Роли в процессе обучения
Участник обучения.
Бизнес-тренер — создает трек обучения, запускает план обучения на группу, проводит обучающие мероприятия.
Руководитель участника обучения. Он может также следить за результатами обучения.
Вышестоящий руководитель.
Заказчик обучения.
Эксперт — человек, ответственный за проверку домашних заданий. Экспертом может быть бизнес-тренер, непосредственный руководитель или, что чаще бывает на практике, специально выделенный сотрудник, отвечающий за определенный функционал.
Архитектура решения
Мы взяли за основу модульные программы в WebSoft HCM и планы обучения и кастомизировали бизнес-логику в соответствии с запросами наших заказчиков:
Что сделали
Мы создали две библиотеки программного кода, свои системные события, уведомления, агенты сервера для периодического назначения и обновления, а также данные объектов.
Проектирование интерфейсов
Страница бизнес-тренера
Здесь есть:
статистика, общие цифры по своим программам обучения
шаблоны, черновики программ обучения
накопитель по мероприятиям
программы обучения на группы — запущенные, планируемые к запуску и завершенные
Кнопка «Создать программу обучения» ведет к интерфейсу создания треков.
Можно создать программу обучения либо по шаблону, либо с нуля. Ниже будет рассмотрен пример создания программы с нуля.
В первую очередь нужно ввести название программы обучения.
Затем открывается интерфейс, где можно указать описание программы для участников, примерную длительность в днях, настройки завершения (автоматически или вручную) и выдачи сертификатов. Мы сделали один универсальный сертификат для всех программ обучения.
При формировании структуры программы можно либо выбрать из базы готовый, ранее созданный этап, либо создать с нуля. Для создания этапа с нуля необходимо ввести название этапа:
В каждый этап можно добавлять активности. Например:
Выберем из библиотеки в СДО электронный курс. Укажем срок назначения.
Добавим задание. Можно выбрать готовое домашнее задание, которое ранее было загружено в систему, или же создать с нуля.
Для назначения обучения необходимо:
Выбрать группу — ее нужно заранее задать в системе.
Указать дату старта и планируемую дату завершения (будет считаться автоматически, если есть количество дней).
«Накопитель мероприятий». Что это такое и зачем он нужен?
В момент составления программы у нас может не быть запланированных мероприятий. Мы можем не знать, когда мероприятие будет проводиться, однако включить его в программу необходимо. Кроме того, тренер может перенести мероприятие на другую дату и нужно сделать так, чтобы ему не приходилось думать о том, чтобы программу обучения подтянуть по датам к новому времени проведения.
Для решения этой задачи мы разработали «Накопитель мероприятия». Здесь сотрудники автоматически распределяются на мероприятия, которые созданы в СДО в рамках указанных учебных программ.
Интерфейс участника
Участники видят все свои программы обучения — назначенные, активные или пройденные. В качестве примера рассмотрим программу «Проектный факультет».
Здесь участник видит:
прогресс обучения
ближайшие мероприятия
структуру программы со всеми активностями
даты и время проведения мероприятий
типы активностей
Интерфейс эксперта
Экспертам нужно отслеживать выполнение домашних заданий и их оценивать. Мы сделали личный кабинет эксперта, где отображаются все задания, в которых пользователь является экспертом.
На этой странице отображаются, какие задания проверены, какая оценка была поставлена тем или иным сотрудникам, в рамках какой программы обучения задание выполнялось.
Эксперт может подтвердить выполнение домашнего задания или отправить на доработку. Можно прикрепить файлы, если это необходимо, и написать комментарии.
Итоги и первые результаты
Мы запустили проект и провели уже 10 программ обучения. Сбор дополнительных требований продолжается, и за полгода после старта мы реализовали около 30 доработок.
Теперь не нужно каждый раз для какого-то отдельного обучения создавать новую автоматизацию.
Мы смогли сделать удобный процесс создания программ обучения, в котором автоматизирована вся рутина (составление списков участников, подтверждение присутствия, коммуникация с участниками).
Наш новый продукт позволяет создавать и проводить любые сценарии обучения.
Мы значительно сэкономили время на производство новых программ обучения.
При этом и создание, и прохождение таких программ стали удобными и визуально понятными как для участников, так и для бизнес-тренеров.