Мишина Алена, менеджер проектов elearning, рассказывает о том, как запускала порталы в разных компаниях, что ей помогало в этой работе, какие «грабли» встретились на этом пути и как их можно избежать.
При запуске портала все фокусы внимания я разделила на 6 групп:
Железо
Люди
Дизайн
Контент
Автоматизации
Команда
Первые грабли: все эти фокусы внимания были в моей компетенции, не делайте так — лучше их сразу распределять между ответственными.
Железо. Что нужно решить и предусмотреть:
Как выбрать
Требования
Ограничения. ИБ
Грабли:
Не продумали название портала и доменное имя
Не сразу стала дружить с ИБ и ИТ
Не учла бережное отношение ИБ к своим базам знаний для пользователей
Советы:
Перепроверяйте критерии
Анализируйте цифры
Лайфхак. Я использовала собственный опыт «нового сотрудника»: представлялась и говорила о том, что запускаю портал. И делала паузу. И люди начинали высказывать свои предположения-ожидания о том, что там теперь появится.
Заведите wish-лист и стоп-лист
Люди. Кто и как попадает на портал
Первой нашей задачей было подружить две базы:
HR-база (1С), где собраны управленка, данные, история должности и все, что мы должны знать про человека, про его место в компании. Но там нет доступов, нет почты, нет логина.
База ИТ (AD), где как раз все это хранится: почты, доступы, логины.
У сотрудников склада нет учетки, поэтому решили сделать два входа. Один — авторизация по AD, второй — по мобильному телефону и паролю.
Грабли, с которыми здесь столкнулись:
Ошибки и разница в данных
- Управленку надо править — интеграции не прощают ошибок - Разные данные в AD и в 1С - е-ё, Наталья-Наталия
Совет: найдите ключ для интеграции Мы в качестве такого ключа выбрали код физлица.
Итак, у нас появился единый ключ, у нас появилась связка двух систем и появилась процедура, по которой сотрудник попадает на портал. Теперь все изменения мы ведем только в 1С.
Дизайн. Как будет выглядеть портал, цвета, картинки и стиль
Что нужно решить?
Цвета. Лучше взять корпоративный стиль и под него все подстраивать.
Логотип — корпоративный или собственный?
Как будут выглядеть разные элементы: шаблоны карточек, категорий, кнопок?
Как будут выглядеть уведомления?
Грабли, с которыми здесь столкнулись:
Пока «ищешь себя» — получается зоопарк стилей
Шаблоны в Canva — сложно оплатить, через впн висит
Дизайнеры загружены, приоритет низкий, делаем свои картинки
Лайфхак. Я сделала в меру приемлемо, потом показала нашим дизайнерам. Как только они увидели результат, который их не очень устраивал и они поняли, что можно и нужно поправить, они пообещали помочь доделать или переделать.
Советы:
Унифицируйте и структурируйте
Начните с названия и логотипа
Создайте единое место хранения. Пусть это будет единая папка со всеми прописанными доступами
Придумайте код названия: сделайте примерно одинаковые названия у картинок, чтобы было понятно, для чего они — тест, курс, новость
Шаблоны, шаблоны, шаблоны — создавайте и используйте шаблоны
Контент: за чем пойдут люди Какие вопросы здесь возникают?
Курсы. Слайдовые или лонгриды, линейные или сложные? На чем?
Тесты — какие нужны? Проверки знаний, затравки к теме, обучающие с обратной связью? Откуда брать вопросы?
Книги и статьи. Дайджесты, обзоры, ссылки на «читать онлайн» — они полезны для сотрудников?
База знаний: актуальные статьи, инструкции. Кто будет за этим следить?
Что сделали в первую очередь
Реестр — какие курсы есть. Поставила им галочку — «живые» они или нет.
На складе очень серьезные требования: есть обязательные обучения, есть аттестации на должность. Но — вся настроенная система обучения была «на бумажке». Поэтому мы разделили сферы: курсы оставили для офиса, а для склада делаем тесты и базу знаний. За последний год мы сделали достаточно много — больше трех тысяч тестовых вопросов, на все возможные виды деятельности и на все программное обеспечение.
Грабли здесь:
Даже если есть пакет курсов, его надо постоянно пересматривать и обновлять.
Давайте переведем все в видео! Нет.
Каждый может создавать курсы — нет.
Совет: решить, кто будет делать курсы и как. Лучше, чтобы это был постоянный сотрудник внутри компании.
Эксперты
Тренеры
Руководители
Подрядчики-фрилансеры
Внутренний специалист
Автоматизации Не нужно автоматизировать то, что не прописано и не пройдено в ручном режиме.
Сначала лучше пересмотреть весь процесс.
Проверить все необходимые документы и подписи на предмет актуальности и целесообразности.
Посмотреть, что в процессе важно и нельзя потерять, а что можно улучшить.
Только после того как вычистили весь процесс (пусть это адаптация, или прием человека на работу, или получение какого-то доступа), можно делать автоматизацию.
Грабли:
Половинчатая автоматизация — «на время» (это останется надолго или навсегда)
Автоматизировать бардак
«Мы же купили программу, теперь все заработает само»
Совет: действовать пошагово и не торопиться, не стремиться запустить процессы, которые еще не готовы, не определены, не прописаны.
По этой ссылке все места, где человек может споткнуться на портале, когда заходит в первый раз: что ему будет непонятно, где возникнут сложности или вопросы.
Идеальная команда и пожелания к каждой роли
Босс-инициатор
Влияние
Время
Вовлеченность
ИТ-специалист
Желание
Время
Компетентность
Контент-мейкер
Полное погружение
Навыки разработчика-универсала
HR и тренеры
Цифровые навыки
Готовность к изменениям
Грабли:
Рассчитывать на людей, которых выделяют помочь (они не в команде)
Не проверить цифровые компетенции команды
Концепция HR-zero нравится не всем и не всегда
Совет: приготовьтесь искать, дружить и разбираться
Как привлечь людей на портал В нашем случае не было большой рассылки. Мы намеренно ее не делали, а открывали доступ поэтапно: сначала для HR, потом для нескольких подразделений и затем уже для все большего количества сотрудников. Теперь, когда разобрались с основными вопросами, обращениями и багами, уже есть задача приглашать больше людей.
Лайфхаки:
Использовать внутренний канал коммуникации
Встроиться в те процессы, к которым люди уже обращаются
Сделать ссылку в подписи
Рекламировать внутри компании (например, тв-экраны)
Искать подходящие поводы для упоминаний
Отправлять руководству ежемесячные отчеты с благодарностью