Надежда Грибкова, руководитель группы дистанционного обучения Корпоративного Университета банка «Открытие», и Александра Репина, заместитель начальника управления обучения и развития персонала и руководитель службы разработки и сопровождения функционального обучения, поделились кейсом по разработке и внедрению дашборда для руководителей по обучению и адаптации сотрудников. Смотреть вебинар
Предпосылки
Огромный поток запросов на отчётность по различным учебным активностям обязательного и общего обучения.
Неудобство для группы дистанционного обучения. Подготовка обязательной отчётности по обучению занимала много времени — до 24 часов в неделю, до 50 отчётов разного формата.
Неудобство для заказчиков. Для получения отчета требовалось направить запрос администраторам учебного портала и ждать исполнения до трех рабочих дней. Не было возможности получать аналитику в реальном времени.
Задачи
Оптимизировать ресурсы HR на подготовку отчётов
Сделать для заказчиков универсальный и удобный инструмент информирования и контроля обучения и адаптации сотрудников
Технические возможности
В компании уже был внедрён портал IT Analytics на базе Power BI. Было принято решение настроить импорт данных из LMS и создать дашборд по требуемым параметрам.
Реализация
Специалисты группы дистанционного обучения изучили рынок на предмет того, какие варианты визуализации данных бывают, и создали макет желаемого дашборда.
Затем составили список наиболее частых запросов по отчётности обучения.
С полноценным техническим заданием обратились к бизнес-заказчикам. Им идея очень понравилась, они воодушевились и предложили свои варианты доработок.
С учётом всех пожеланий обратились в IT-отдел к инженерам Power BI.
В процессе реализации сотрудники группы дистанционного обучения постоянно поддерживали контакт с представителями бизнес-подразделений. Была организована пилотная группа со стороны основных заказчиков, которые тестировали выгрузку данных.
Результаты
Сначала был реализован один раздел дашборда по дистанционному обучению, и затем этот сервис стали регулярно развивать и модернизировать. На данный момент он включает в себя следующие разделы:
Дистанционные курсы
Вебинары, очные и онлайн-тренинги
Тестирование (как отдельный процесс)
Адаптация
Индивидуальная информация по сотрудникам
Бегунок в шапке дашборда позволяет менять требуемые периоды времени запроса информации.
С помощью выпадающих списков можно ограничить выборку необходимыми регионами, подразделениями и ролями сотрудников.
По дистанционному обучению, вебинарам и тренингам дашборд позволяет получить следующие аналитические данные:
Общий процент обученности
Количество активных мероприятий
Обратная связь на основе тегированных отзывов
Среднее время на одного обучающегося
Информация по новым сотрудникам
Детализация в разрезе статусов мероприятий по сотрудникам
Рейтинг мероприятий (для дистанционного обучения)
По тестированию:
Количество сотрудников, проходящих тестирование
Процент успешно пройденных тестов с 1-й попытки
Общее количество успешно пройденных тестов
Тестирование в разрезе статусов по сотрудникам
По адаптации:
Количество сотрудников на адаптации
Планы адаптации в работе и на просрочке
Количество планов адаптации, закреплённых и незакреплённых за наставником
Динамика активности каждого новичка
Результаты опроса удовлетворённости
По обучающимся:
Информация по обучению в разрезе статусов
Среднее время на обучение
Средняя оценка учебных мероприятий
Динамика активности
Популяризация и развитие проекта
Каким бы полезным ни был сервис, нужно его популяризировать: внедрить в регулярные процедуры бизнеса и познакомить с ним сотрудников. Для этого Корпоративный Университет использовал такие инструменты:
Информационный раздел на Учебном портале
Посты во внутренних корпоративных сообществах Глубинные интервью с активными пользователями и отчет о доработках
Тематические вебинары
Раздел вопросов на едином портале обращений пользователей
Постепенный отказ от предоставления обязательной отчетности по почте
Интегральный рейтинг
Интегральный рейтинг — это ежемесячный свод данных по обучению и адаптации на основе дашборда, который показывает рейтинг подразделений банка по результатам обучения и адаптации за месяц и накопительный итог за 12 месяцев.
Статистика подаётся не только в виде таблиц с окрашенными показателями, но ещё и подкрепляется презентацией с кратким описанием лидеров и отстающих, с указанием рекомендаций по улучшению показателей. Интегральный рейтинг разбирается ежемесячно на селекторных совещаниях всех управляющих. Это даёт ощутимый эффект в улучшении показателей обучения и адаптации.
Полученный эффект
С внедрением этого сервиса отпала необходимость вручную получать и обрабатывать заявки, затем формировать, выгружать и рассылать отчёты. Дашборд доступен в режиме 24/7.
Он позволяет отразить полную картину по обучению и адаптации в режиме реального времени — как по обязательному, так и по назначенному самостоятельно, по всем сотрудникам и подразделениям компании.
Все данные можно выгрузить в Excel.
Благодаря внедрению дашборда и подготовке интегрального рейтинга были достигнуты две цели:
Оптимизация ресурсов: пятикратное сокращение количества отчётов, время на подготовку теперь — лишь 2 часа в неделю.
Повышение качества завершения обязательных учебных мероприятий за счёт вовлечённости управляющих при разборах интегрального рейтинга.