Рассказывают: Данилова Ирина, Ходоровская Анна Setl Group
О компании Строительный холдинг Setl Group — один из ведущих застройщиков в России, строит в Санкт-Петербурге и Ленинградской области, в Калининграде. Компания на рынке больше 30 лет. Сотрудники в штате компании — инженеры-строители, руководители строительного процесса, сотрудники службы клиентского сервиса и другие подразделения.
С чем столкнулись
Несколько лет назад мы развернули портал обучения, наполнили его электронными курсами, для сопровождения новых сотрудников создали «карту адаптации» — набор учебных материалов по правилам работы в компании. Эта карта состояла из небольшого количества курсов, заданий, опросов, которые сотрудники проходили самостоятельно.
Силами HR-департамента мы провели аналитику, в том числе изучили детально причины увольнения сотрудников. В результате выявили, что на эффективности работы сотрудников и на их вовлеченности сказывается существующая бессистемность в обучении на этапе испытательного срока.
Ситуация с обучением в подразделениях была различной. Не было единого формата представления учебных материалов, где-то руководители много времени уделяли погружению новичков в профессию, а где-то недостаточно.
Задача
Систематизировать обучение новых сотрудников, привести к одному знаменателю учебные материалы во всех строительных дирекциях, перевести карту адаптации в электронный формат, дополнить общую карту адаптации необходимыми учебными элементами, отражающими профессиональные задачи сотрудника.
Исследование и анализ задачи
Строительных подразделений у нас всего пять. Они одинаковые по функционалу, отличаются лишь составом объектов строительства.
Шаг 1. Нам важно было выявить общие темы для обучения. Мы собрали эту информацию у руководителей дирекций по строительству.
Шаг 2. Попросили руководителей определить тех сотрудников, кто максимально глубоко разбирается в выбранных темах, готов поделиться знаниями и в дальнейшем сможет работать над созданием программы обучения. Таким образом сформировали базу потенциальных экспертов.
Шаг 3. Собрали самих руководителей, презентовали им возможности и преимущества подробной программы адаптации, возможные результаты, удобство такого формата, и предложили план реализации.
Шаг 4. Привлекли в команду опытного методиста.
Шаг 5. Провели серию глубинных интервью с руководителями, чтобы понять потребности и точнее сформулировать цели.
Шаг 6. Параллельно изучали все возможности Websoft HCM. Нам важно было получить в итоге максимально автоматизированную программу обучения.
Требования к платформе обучения
В процессе анализа задачи стало понятно, что для качественной адаптации необходим объемный дистанционный курс, который сотрудник будет проходить примерно 2−3 месяца в асинхронном режиме.
Важно понимать, что обучение будет проходить без отрыва от производства. У инженеров-строителей обычно очень загруженный график, и обучаться они должны параллельно с решением рабочих задач.
Нам важно было организовать обучение как модульную программу с последовательностью учебных элементов.
Было понятно, что одними электронными курсами не обойтись. Нужны были разные форматы представления материала: лонгриды, видеоуроки, тесты, опросы, скринкасты.
Также, важно было иметь в арсенале разные форматы оценивания — промежуточного, финального, самопроверки, рефлексии.
Было принципиальное требование: в день человек должен тратить на обучение максимум 30 минут.
Поскольку курс асинхронный, то нужно было организовать четкое управление назначением и завершением мероприятий, дедлайнами, статусами, уведомлениями. Сотрудник должен понимать, в какой точке карты адаптации он находится, какой у него прогресс и что делать дальше.
Конечно, был важен автоматический сбор результатов, автоматические отчеты.
Что сделали
Материал, форматы, разработка
Если материал был объемный, с большим количеством информации, графиков, схем, если он требовал интерактивности и проверки знаний внутри во время обучения, мы использовали электронные курсы, создавали их в iSpring. Это, как правило, красочные интерактивные материалы, в которых есть и геймификация, и герои, которые сопровождают сотрудника на протяжении всего курса.
Но есть масса достаточно лаконичных материалов — короткие инструкции, чек-листы, небольшие ознакомительные тексты. Это все мы реализуем в лонгридах или в презентациях в формате PDF. Они быстро делаются и очень быстро актуализируются, что тоже важно.
Для тестирования мы использовали встроенный функционал Websoft HCM, а также делали тесты в формате электронных курсов.
Мы стараемся создавать сложные тесты. Как правило, без изучения материала, наугад, перебором вариантов ответить на такие вопросы правильно нет возможности. Поэтому нам нужна возможность создавать вопросы разных форматов, например, на соответствие, на установление последовательности и т. д.
Прекрасный функционал в Websoft HCM — это опросы. Опросы нам помогли создать серию элементов для рефлексии. Один из принципов обучения взрослых состоит в том, что человек должен нести ответственность за свое обучение. После каждого этапа мы задавали несколько вопросов на размышление по поводу процесса. Отвечая на них, сотрудник вспоминал, что было понятно, удобно и хорошо, что мешало, что он уже применяет. Такая рефлексия позволяет сотруднику развивать критическое мышление и самоанализ, брать на себя ответственность за свое обучение.
Какие материалы есть сейчас:
1 общая карта адаптации
5 специализированных карт адаптации
35 электронных курсов
22 видеоурока/скринкаста
20 лонгридов/презентаций
30 заданий и тестов
Часть материалов дублируется в разных картах, часть материалов требует минимума переработки, потому что одна карта основывается на других. Это нам помогло в очень короткий срок создать новые карты адаптации.
Маршрут
Мы выстроили маршрут и визуализировали его как интерактивную карту, на которой этапы окрашиваются в разные цвета в зависимости от их статуса.
Большинство этапов — это набор последовательных элементов, они открываются в соответствии с заданными заранее правилами, у каждого есть описание и комментарии.
Назначение и прохождение программы
Мы создали динамические группы по количеству карт адаптации. В динамическую группу сотрудник попадает по определенному критерию — принадлежность соответствующему подразделению. Карта адаптации назначается для сотрудника любой должности, пришедшего в подразделение. То есть и руководитель, и инженер, и младший инженер получат одну и ту же информацию.
Каждый день срабатывает агент, который назначает новым сотрудникам ту или иную карту адаптации.
Также, есть агент, который в определенное время отправляет уведомления и напоминания о том, что открылся новый этап или скоро закрывается текущий этап.
Незадолго до окончания испытательного срока еще один агент определяет, все ли элементы карты адаптации у сотрудника завершены и соответственно отправляет уведомление с напоминанием пройти оставшиеся элементы.
Про внутренних экспертов
Как сделать так, чтобы общение с экспертом было продуктивным?
Наши внутренние эксперты — совершенно разные люди: и линейные руководители, и директора департаментов, и рядовые сотрудники. Есть одно качество, которое их всех объединяет, а нам помогает с ними работать. Они любят свое дело, они искренне заинтересованы в том, чтобы менять рабочие процессы, чтобы делать их лучше.
Одновременно с этим эксперты не имеют никакого отношения к образованию и, соответственно, они не знают и не должны знать, что такое учебный процесс, форматы представления контента, инструменты обучения взрослых. Нельзя просто прийти к эксперту и попросить написать текст, сделать презентацию или придумать задание, это путь в никуда.
Что же делать? — Выстраивать долговременные доверительные отношения.
Как поступаем мы?
Первая встреча — всегда только для знакомства. Мы рассказываем о себе, эксперт о себе. На первой встрече, как правило, мы синхронизируем цели компании, цели методиста и цели эксперта, чтобы двигаться в одном направлении. Как правило, на такой встрече мы четко обозначаем: методист — это человек, который знает, как научить, передать опыт, а эксперт — это специалист, который понимает, чему именно надо научить и в каком объеме. Только во взаимодействии мы сможем создать хороший обучающий курс.
Дальше идет какое-то количество встреч, на которых мы уже определяем глубину погружения в материал, форматы, которые будем использовать, виды оценки, которые будем проводить.
На встречах рассказываем, какие есть принципы обучения взрослых, что такое дистанционное обучение, какие его особенности нужно учитывать, что такое форматы, какие бывают инструменты.
Количество встреч сложно предсказать, так как это всегда индивидуальная история, которая зависит от объема темы, от глубины погружения, от личности эксперта, от его занятости.
Секрет успеха — разговаривать, проявлять неподдельный интерес к профессиональной теме и задавать много вопросов. Отвечая на вопросы, эксперт практикуется в объяснении сложных процессов и сам еще глубже понимает важность того или иного материала. А методисту это помогает погрузиться в предметную область.
Вопросы — это один из основных инструментов работы с экспертом на этапе распаковки контента.
Еще один момент — дедлайны. Без дедлайнов ничего не работает, и дедлайны должны быть одновременно и строгими, и гибкими. Да, периодически их нужно переносить. Все-таки во главе угла — основная рабочая деятельность эксперта.
Очень важно признание, развитие личного бренда экспертов. Например, мы делаем выпуски «Утро с экспертом», которые анонсируем в корпоративном канале, на портале, — у них очень высокий охват. Встречи проходят в онлайн-формате. Приглашенные внутренние эксперты делятся опытом, рассказывают про свои кейсы. Планируем сделать отдельную страницу на корпоративном портале, где можно будет увидеть всех экспертов, их темы и активности.
Команда проекта:
руководитель сектора обучения и развития,
методист образовательных программ,
разработчик электронных курсов,
программист LMS-платформы
20 внутренних экспертов, без которых у нас бы ничего не получилось.
Качественные результаты
Люди чувствуют себя увереннее, спокойнее проходят сложный путь испытательного срока и быстрее выходят на ожидаемый уровень эффективности. Они понимают, где искать ответы на свои вопросы.
Сотрудники отмечают, что довольно сложную техническую, регламентированную информацию удобнее воспринимать и усваивать, когда она переложена в удобный, легкий, интерактивный формат.
Руководители отмечают скорость и эффективность погружения в материал. Сейчас ребята получают нужную информацию в течение месяца-двух. Раньше на это могли уйти год-полтора.
Как один из дополнительных результатов проекта мы можем отметить, что у нас появился пул экспертов, с которыми не только создаем электронные курсы, но и начинаем и уже делаем другие проекты.
Количественные результаты
Сейчас у нас работает 6 карт адаптации — одна общая и 5 специализированных. Поделимся результатами индекса потребительской лояльности (NPS), эти результаты говорят сами за себя.
Общая карта адаптации — 63%. Сотрудники, которые проходят только общую адаптацию, говорят, что им этого недостаточно, они хотели бы получать информацию по своему рабочему функционалу.
Сотрудники, которые проходят новые профессиональные карты адаптации, уже совершенно иначе оценивают важность и необходимость своих программ:
Карта адаптации для строительных дирекций — 80%
Карта адаптации для сотрудников СКС — 80%
Подводя промежуточные итоги, мы с гордостью можем сказать, что:
нам удалось систематизировать обучение новых сотрудников во время адаптации во многих подразделениях,
сотрудники получают единую информацию, работают в единых регламентах, в единых стандартах,
автоматизировали контроль за прохождением обучения,
получаем регулярную обратную связь о состоянии нового сотрудника,
сформировали большую базу экспертов,
высвободили время ключевых экспертов,
пример коллег стимулирует инициативу в других подразделениях
В завершение скажем, что та инициатива, с которой мы пришли к бизнесу, оказалась плодотворной, востребованной и полезной, и теперь мы получаем запросы на создание новых подобных программ — глубоких детальных программ обучения.