Управление базой кадрового резерва и развитием резервистов. Кейс Автобана

Компания «Автобан» — дорожно-строительный холдинг:

• 30 лет работы
• более 200 построенных объектов
• 9 строительных управлений, 4 производственных компании
• более десяти тысяч сотрудников
• распределенность строительных объектов по всей территории страны

Рассказывает Валерия Стрыгина, АО «ДСК „АВТОБАН“»

С чем столкнулись

Методология работы с кадровым резервом уже есть — действующая, продуманная и развитая. Она включает в себя обеспечение с несколькими уровнями резерва. Преемственные программы развития позволяют качественно развивать сотрудников, готовить их к перемещению на целевые позиции и дают возможности сохранять и развивать кадровый капитал, увеличивая жизненный цикл сотрудника в компании.

На сегодняшний момент в компании есть 4 вида кадрового резерва:

• студенты, практиканты, стипендиаты
• молодые специалисты
• молодежный кадровый резерв
• целевой кадровый резерв

Информация часто не объединялась в едином источнике, а значит управлять данными было сложно. Контроль выполнения программ развития, формирование отчетности занимали значительное количество времени.

Задачи

• Сформировать базу целевых должностей с отражением степени рисков и защиты
• Управлять процессами развития кадрового резерва из одного источника
• Учитывать все кадровые и исторические данные по резервисту
• Создать единое информационное пространство для резервиста, HR-куратора и наставников
• Контролировать развитие и вести отчетность — прозрачную и всегда актуальную

Важный момент: не резервист должен все время думать и помнить, что он должен выполнить по своей программе развития, а наоборот, система должна «вести» его — подсказывать следующий шаг, помогать, информировать, напоминать.

Решение
Автоматизировать управление целевыми должностями и кадровым резервом, создать единое пространство управления данными.

Реализация — как все работает

Этап 1. Единое пространство для управления данными
Что сделали:

• Управление кадровым резервом для HR-кураторов на портале
• Единая точка входа для работы с целевыми должностями и кадровыми резервистами
• Контроль динамичных процессов (зачисление/исключение из резерва)
• Распределение прав доступа к информации в соответствии с бизнес-единицей

Всю информацию по кадровому резерву и для HR- кураторов, и для руководителей, и для наставников вывели в отдельный раздел портала.

Курирующий HR в своем разделе портала может выполнять основные действия для реализации процессов подготовки кадрового резерва:

• управлять целевыми должностями;
• принимать заявки от кандидатов в резерв;
• проводить отбор резервистов;
• планировать и проводить карьерные комитеты;
• формировать отчетность

Резервисту его ИПР и программу развития оформили в отдельный блок личного кабинета, чтобы это всегда было в быстром доступе.

Этап 2. Управление целевыми должностями
Что сделали:

• Все данные о целевых должностях в одном месте
• Ясен уровень защиты по должностям (пока выставляется вручную куратором)
• Карточка целевой должности содержит информацию не только о степени защиты и угрозах, но и консолидирует всю информацию по резервистам, развивающимся для будущего замещения целевой должности
• Есть прямой переход в карточку резервиста из карточки целевой должности

Курирующему HR стало просто управлять базой целевых должностей: вся информация теперь собрана в одном месте и находится в быстром доступе.

Этап 3. Управление данными о резервисте
Что сделали?

Вывели на портал:

• Общие данные о резервисте
• Результаты оценки
• Развитие карьеры — типовая целевая должность
• Данные о выполнении ИПР, включая исторические данные по развитию
• Информацию о прохождении карьерных комитетов
• Даты готовности резервиста

Базовое хранилище данных о сотрудниках размещено в 1С, поэтому потребовалось настроить интеграцию. Главной задачей было собрать нужную для принятия решений информацию. Ключевой момент — согласие сотрудника на переезд, информация об этом тоже теперь есть.

По умолчанию система сама выставляет дату готовности резервиста, рассчитывая ее по срокам выполнения назначенной программы подготовки. Но было важно оставить вариант ручной коррекции: у каждого резервиста свой темп развития, дата готовности может меняться и подтверждаться на каждом карьерном комитете.

Курирующий HR может перейти в ИПР резервиста, внести изменения в целевую должность, вложить файлы, посмотреть консолидированную информацию о наставниках и планах развития:

Чуть подробнее о назначении задач

Выполнение резервистом практических задач для подготовки на целевую позицию – это крайне важная часть программы развития.

Мы ставим практические задачи резервисту, развивая его по пяти ключевым ролям: Профессионал, Лидер, Наставник, Спикер, Эксперт. Роль эксперта очень важна: критично необходимо, чтобы резервист передавал и помогал компании сохранять экспертные знания относительно той должности, в которой он находится в момент прохождения программы.

Роль профессионал – это задачи подготовки на целевую позицию.

Идеально, когда все пять ролей охвачены в программе развития, поэтому мы создали справочники типовых задач.
При постановке задачи в ИПР она привязывается к роли.
HR и наставник видят, есть ли баланс задач и нужно ли что-то изменить, обсудить на кадровом комитете. Если нужно — меняем сразу, здесь и сейчас, задача сразу отображается на портале. Таким образом, мы ушли от сложных коммуникаций, переносов, напоминаний, потери информации в части выполнения задач.

Этап 5. Взаимодействие системы с наставниками и руководителями
Что сделали?

• Разработали новый блок «Мои подопечные»
• Функционал 2 в 1: адаптация и кадровый резерв
• Контроль выполнения задач и переход в задачу в один клик

Как быть, когда наставник ведет несколько резервистов и должен (в условиях постоянной занятости и горящих сроков) мониторить задачи подопечных, выполнять свою роль и быть все время в курсе развития сотрудников?

Чтобы упростить задачу, в личном кабинете наставников и руководителей сделали отдельный раздел «Мои подопечные», он не равен коробочному разделу «Моя команда». Почему? Резервисты находятся в разных бизнес-единицах, и было проще создать новый раздел. В него вывели все задачи, к которым сотрудник имеет отношение или как руководитель, или как наставник. Это могут быть задачи по адаптации и кадровому резерву.

Теперь руководителям и наставникам не нужно ничего искать, смотреть ИПР в разных местах. Все задачи видны, все, что нужно проверить и оценить, видно в этом разделе.

Этап 6. Автоматизация процесса отбора и зачисления в резерв

Было важно предоставить возможность любому сотруднику подать заявку в кадровый резерв, для этого решили использовать коробочный функционал Websoft HCM — «Опросы»

Чтобы выделить потенциальных резервистов, и укорить обработку HR-ами поданных заявок, в портальной версии базы резерва была создана еще одна дополнительная группа «Предрезерв». В нее включаются сотрудники, кто еще не получил подтверждения, согласия со стороны своего руководителя на участие в программе развития. Пока сотрудник находится в Предрезерве, Руководитель может дать рекомендацию, согласовать зачисление в кадровый резерв или отклонить его заявку.

После подтверждения руководителем заявки, система отправляет сотруднику обязательный тест. И затем, минуя всякие переписки в почте, созвоны, ожидания, напоминания, заявка попадает на кадровый комитет, где и происходит обсуждение кандидатов для включения в кадровый резерв.

Ресурсы
Над таким масштабным проектом работала очень небольшая команда:

• методист и разработчик со стороны Автобана
• служба поддержки Websoft — гарантийной и расширенной

Нам помогло то, что методология процесса развития кадрового резерва компании «Автобан» уже была выстроена и работала. Кроме того, старались максимально использовать коробочный функционал.

Результат

1. Все процессы кадрового резерва собраны и управляются в одном пространстве.
2. Сформирована база целевых должностей с отражением степени рисков и защиты. В каждый момент времени доступна актуальная отчетность
3. Руководители, наставники, HR-кураторы работают вместе и согласованно, несмотря на распределенность компании и проектную занятость сотрудников
4. Для наставников и руководителей прозрачны все процессы, связанные с их подопечными, — автоматизированная система помогает вовремя отрабатывать актуальные задачи
5. Выстроена система контроля выполнения резервистами программ развития, формируется актуальная отчетность