1. Описание компании

1.1. Отрасли в которых работает компания

Розничная торговля компьютерной техникой

Позитроника — розничная сеть магазинов компьютерной техники на территории России, работающая по принципу франчайзинга. Сеть контролирует российский дистрибьютор компьютерной техники и потребительской электроники MERLION.

1.2. Территориальная распределенность

На январь 2009 года «Позитроника» насчитывала 175 магазинов в более чем 150 городах РФ. Сеть продолжает свое активное развитие – на территории РФ каждый месяц открываются новые магазины «ПОЗИТРОНИКА»

1.3. Численность персонала

Более 3000 сотрудников (с учетом франчайзинговых компаний)

1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы

• Линейные менеджеры
• Менеджеры среднего звена
• Топ-менеджеры (в меньшей степени)

2. Решаемые проблемы/поставленные задачи

2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система

Основная задача – замена очного обучения дистанционным, благодаря которой обеспечивалось бы непрерывное повышение квалификации персонала и доступность обучения для абсолютно всех специалистов, в т.ч. из отдаленных регионов.

А также: повышение управляемости сети за счет возможности быстрой оценки и контроля персонала сети.

2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы (оценка, обучение, подбор персонала, учет расходов на обучение и т.п.)

• Обучение
• Тестирование по результатам обучения
• Оценка персонала
• Распространение единых корпоративных стандартов
• Адаптация новых сотрудников
• Сбор заявок на обучение

2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования

• Доступность Учебного Портала во всех магазинах сети
• Работоспособность системы дистанционного обучения с учетом масштаба компании

2.4. Как формировался план проекта (ТЗ, анализировались бизнес-процессы и т.п.)

В связи с активным развитием сети встала задача оптимизации процесса обучения сотрудников франчайзинговых компаний, особенно из отдаленных регионов. В результате было принято решение о создании единого Учебного Портала на базе системы WebTutor компании WebSoft, Было проведено пилотное испытание системы на 6 магазинах сети, по результатам которого были внесены необходимые изменения в план проекта.

3. Параметры проекта

3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта

Начало проекта – lll квартал 2006 г.
Пилотное внедрение в 6 магазинах сети – ноябрь 2006 г
Внедрение во всех магазинах сети – l квартал 2007 г.

Рис.1 Главная страница учебного портала, построенного на основе системы WebTutor, для франчайзинговой сети

3.2. Команда проекта со стороны заказчика (от ИТ и от HR). Роли в команде, как происходило взаимодействие

• Руководитель проекта
• Разработчики электронных курсов - 2 человека
• IT специалисты – 2 человека (частичная занятость на проекте)

3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта

Были некоторые затруднения при настройке распределенной системы серверов, связанные с проведением репликаций между ними. А также были определенные трудности, связанные с отсутствием в некоторых городах нормального Интернета (например, Интернет только модемный)

3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным

Да, в целом, соответствовали. Правда, изначально планировалось затрачивать меньше времени на разработку электронных курсов - хотелось очень быстро получить большое количество учебных материалов. Но, как показал опыт, при этом страдало качество создаваемых курсов. Поэтому было принято решение об увеличении времени и сил, затрачиваемых на разработку учебных материалов, с целью повышения их качества, что, естественно, привело к увеличению стоимости создаваемых курсов.

3.5. Какие ограничения ИТ-инфраструктуры сказались на проекте

Как уже упоминалось:

• Отсутствие хорошего Интернета в некоторых городах
• Сложность настройки процесса репликации между распределенными серверами

4. Развитие проекта

4.1. Планы развития (автоматизация каких бизнес-процессов еще планируется)

• Дальнейшее наполнение Портала контентом (разработка учебных материалов)
• Использование по максимуму всех возможностей системы (например, более активное использование виртуального класса, проведение полноценных аттестаций персонала, учет расходов на обучение и др. автоматизация рутинной работы)

4.2. Наполнение контентом - как решается проблема

Разрабатываются электронные курсы по направлениям:

• Адаптационные
• По программному обеспечению
• Продуктовые (регулярно обновляются)
• Базовые технические курсы (например, комплектация компьютеров)
• По бизнес-навыкам

Рис.2 - экран курса, созданного с помощью редактора Courselab

Разрабатываются тесты по направлениям:

• По продуктам и технологиям их использования
• По техническим навыкам
• По персональным навыкам и умениям

Практически все курсы и тесты разрабатываются собственными силами.

Также на Портале регулярно публикуются новости компании и компаний-поставщиков. Регулярно проводятся различные конкурсы с целью повышения мотивации сотрудников.

4.3. Команда для поддержки и развития системы

• Руководитель проекта
• Разработчики электронных курсов - 2 человека
• Менеджер по дистанционному обучению (администрирование СДО, тех.поддержка пользователей)
• IT специалисты – 2 человека (частичная занятость на проекте)

5. Результаты проекта

5.1. Достигнутые результаты (количественные и качественные)

• Процессом обучения оказались охвачены сотрудники сети даже в самых труднодоступных регионах
• Сокращение затрат на обучение персонала
• За первые полгода использования системы сотрудниками сети было успешно пройдено 2,5 тысячи курсов
• В 2008 г. сотрудниками сети было успешно пройдено 5,5 тысяч курсов
• Облегчился процесс адаптации новых сотрудников сети
• Появилась возможность в сжатые сроки проводить массовое обучение сотрудников в связи с соответствующими изменениями на рынке, что, положительным образом сказывается на конкурентоспособности компании

Рис.3 - экран курса, созданного с помощью редактора Courselab

5.2. Экономическая эффективность

Затраты на разработку одного курса приблизительно равны стоимости проведения 6 тренингов. Но в результате проведения 6 тренингов можно обучить только около 60 сотрудников, а электронный курс могут изучать тысячи сотрудников, причем практически без отрыва от производства и без затрат на командировочные расходы.

5.3. Наиболее значимые результаты - что-то наиболее запоминающееся

• Первое место, присужденное компании в 2008 г. в конкурсе на лучший учебный курс, созданный с помощью редактора CourseLab
• Очень активное участие сотрудников магазинов во всех проводимых конкурсах (например, на лучший дизайн майки сети, на лучшую профессию), что способствовало повышению мотивации и лояльности персонала
• Введение рейтинговой системы по результатам обучения (публикация на Портале 5 самых активных подразделений и 5 самых активных пользователей, которые успешно прошли наибольшее количество курсов), что привело к существенному увеличению количества изучаемых сотрудниками курсов
• Результаты конкурса на лучший магазин сети, которые показали, что лучшими магазинами оказались как раз те, сотрудники которых были наиболее активны в изучении электронных курсов на Учебном Портале.

5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы

Вначале запуска проекта периодически приходилось выслушивать недовольные замечания пользователей (например, о том, что курс не открывается, результаты теста не сохранились, т.к. было потеряно Интернет-соединение и т.п.), в основном обусловленные плохим Интернетом в некоторых регионах. Но к настоящему времени все встало на свои места, научились решать проблемы «загодя», и никто из пользователей уже не выражает недовольства, а, наоборот, выражают благодарность за возможность непрерывного повышения своей квалификации.

5.5. Обратная связь от руководителей (компании и подразделений) по итогам внедрения системы

Идея создания такого Портала исходила от руководства центрального офиса компании, и поэтому руководство содействовало развитию проекта. На основании достигнутых результатов руководство оценило систему, как максимально полезную и эффективную.

Руководство франчайзинговых компаний вначале отнеслось к системе достаточно настороженно. Но к настоящему времени у всех уже наблюдается устойчивое положительное отношение к СДО и большинство топ-менеджеров франчайзинговых компаний сами стали активными пользователями Учебного Портала.